(I).Análisis y descripción de puestos de trabajo.

En este post vamos a iniciar el desarrollo de “los pasos” para la  transformación del Departamento Administrativo de Personal en un Área de Recursos Humanos.Trataremos la terminología específica y la contribución del análisis, descripción y valoración de puestos de trabajo.

El análisis y descripción de puestos es un procedimiento que consiste en determinar mediante rigurosos estudios los elementos o características inherentes a cada puesto. De este modo, obtenemos una visión clara y definida de la naturaleza de cada puesto de trabajo y de su diferenciación respecto de todos los otros existentes en la organización.

También deben aparecer en la descripción del puesto los requisitos y cualificaciones necesarios para desempeñarlo (nivel de formación y experiencia requeridos, conocimientos, aptitudes, cualidades, etc.), las responsabilidades y obligaciones inherentes al puesto, y las condiciones físicas y ambientales en que se va a desarrollar el trabajo.

Debe quedar bien claro que el análisis y descripción de puestos es una técnica o procedimiento que hace referencia y se centra exclusivamente en el puesto de trabajo y no en la persona que lo ocupa.

A fin de evitar dificultades e incluso errores, es conveniente la clarificación de la terminología del análisis y valoración de tareas:

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Análisis del trabajo: es la representación sistemática, mediante procedimientos idóneos y siguiendo determinados principios, de las operaciones de carácter manual o mental que constituyen un trabajo, prescindiendo de la distribución de sus diversas fases entre varias tareas o puestos.

Análisis de tareas: es la representación sistemática, mediante procedimientos idóneos y siguiendo determinados principios, del contenido de las tareas, o sea, de sus elementos constitutivos: qué hace el ocupante del puesto, por qué lo hace y, por último, qué precisa la tarea. El análisis tiene como resultado la descripción de las tareas y su especificación.

Cometido: conjunto de operaciones físicas y mentales tendentes a cumplir un determinado objetivo y desarrolladas en el ámbito de un puesto.

Descripción de las tareas y de las puestos: es la descripción detallada de los cometidos y de los requisitos exigidos para desarrollarlos. Es también el resultado de la investigación de puestos.

Familia de tareas: es la reagrupación de tareas que exigen los mismos requisitos físicos y de capacitación.

Factores de valoración: son las características utilizadas para valorar analíticamente las tareas. Los factores son simples cuando consideran una sola característica (ej.: responsabilidad por materiales). Son múltiples cuando toman en consideración varias características homogéneas (ej.: responsabilidad por utillaje, máquinas y equipos).

Funciones: se refieren a la unidad organizativa y no a los puestos. Están constituidos por tres elementos: razones por las que existe la unidad, las funciones propiamente dichas y los objetivos. A menudo los objetivos y razones son tan evidentes que ni siquiera es necesario indicarlos.

Inventario de puestos y tareas: es la individualización y ordenación de todas las tareas y de todos los puestos comprendidos en el campo de aplicación de la valoración de tareas.

Tareas: uno o varios cometidos con específicos requisitos, responsabilidades y condiciones operativas, prescindiendo del número de personas que la desempeñan y su colocación en la estructura organizativa empresarial. Es decir, la tarea está constituida por uno o más puestos que tiene las mismas características, pero que resultan distintos por condiciones ambientales y de organización cuando éstas no determinan diferencias sustanciales en los requisitos y en la responsabilidad.

Manual de valoración: en el método de la puntuación, está constituido por los factores y por los grados definidos de forma abstracta y concreta, y por las tareas y puestos de referencia.

Manual de la organización: es la descripción de las funciones de la unidad organizativa, de los cometidos de quienes trabajan en ella, de la autoridad y de las relaciones. Es usado también, pero mucho mas limitadamente, el término “guía de la dirección”.

Método de valoración de tareas: conjunto de normas o de principios seguidos para valorar las tareas. Los métodos m1s conocidos son: graduación, clasificación, comparación por factores, puntuación y requisitos fundamentales.

Organigrama: es la representación gráfica de la estructura organizativa.

Ponderación de factores: en el método de puntuación, es la atribución del peso relativo a cada uno de los factores.

Procedimientos de análisis y valoración de tareas: método seguido para poner de manifiesto, describir y especificar las tareas, y método seguido para valorarlas.

Progresión de los grados: atribución de valor a los distintos grados en el método de la puntuación.

Ficha de análisis: ficha que contiene, en un determinado orden, la descripción de los cometidos y su especificación, y eventualmente los datos complementarios.

Especificación: indicación, para cada uno de los factores de valoración del plan, o según factores universales, de los elementos y de la extensión en que el factor aparece en el puesto o en la tarea.

Estructura Organizativa: forma que asume una unidad organizativa, complejo de unidades con sus funciones, de puestos con sus cometidos, de autoridades y de relaciones.

Unidad Organizativa: grupo de subordinados, con su directivo, con fisonomía propia y un mínimo de autonomía. Es unidad organizativa la empresa, y descendiendo en sus subdivisiones termina en el grupo más pequeño de personas con su superior (equipo, oficina).

Análisis de puestos de trabajo: es el procedimiento de obtención de información acerca de los puestos, su contenido y los aspectos y condiciones que los rodean.

Descripción de puestos: es el documento que recoge la información obtenida por medio del análisis, quedando reflejado de este modo, el cometido del puesto así como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.

Valoración de puestos: es un procedimiento que permite establecer el valor que tienen los puestos de una determinada organización. El valor obtenido para cada puesto es relativo, no absoluto, en tanto que indica la importancia de ese puesto en relación a los demás existentes en la organización. Esta jerarquización de los puestos según su importancia permite establecer niveles sobre los que se aplicarán las bases retributivas.

CONTRIBUCIÓN DEL ANÁLISIS, DESCRIPCIÓN Y VALORACIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO A LA FUNCIÓN DE RECURSOS HUMANOS.

El análisis de tareas nació y se desarrolló en el ámbito de la teoría y de la técnica de la organización científica del trabajo, tomando impulso en las teorías de Taylor; fue considerado inicialmente como una integración del estudio de tiempos y métodos; sucesivamente, por el desarrollo de la Psicología del Trabajo, fue considerado inicialmente asimismo como instrumento de mejoramiento de la eficacia empresarial, mediante una mejora del rendimiento del personal, independientemente de los aspectos técnico-organizativos.

En España, las técnicas de valoración de tareas empezaron a introducirse en algunas grandes empresas hacia 1960. Actualmente, se emplean en un gran número de empresas, independientemente de su tamaño y tanto públicas como privadas, ya que aportan un gran número de ventajas.

En la base de toda la dirección de personal moderna está el análisis de tareas; éste, en efecto, proporciona el conocimiento del contenido de las tareas desarrolladas por el personal, necesario para tomar cualquier decisión relativa a una correcta utilización del factor humano como elemento de productividad empresarial.

Entre los objetivos o posibles usos del  análisis y descripción del puesto de trabajo caben destacar los siguientes:

RECLUTAMIENTO: el análisis de tareas hace posible el trazado de los perfiles profesionales y, por tanto, indirectamente facilita el reclutamiento, permitiendo establecer con precisión sus fuentes y emplear las técnicas más adecuadas a cada tarea o a grupos homogéneos de tareas.

SELECCIÓN Y ORIENTACIÓN: El perfil profesional es, además la premisa indispensable de la selección; en efecto, sólo conociendo con exactitud los requisitos físicos y de aptitud, los conocimientos requeridos por las tareas así como las condiciones ambientales de desenvolvimiento, se puede proceder a una selección que lleve realmente al hombre adecuado al puesto de trabajo.

FORMACIÓN Y ADIESTRAMIENTO: El conocimiento y la definición de lo que se requiere en cuanto a aptitudes, conocimientos y capacidad, hace que se puedan preparar programas adecuados de adiestramiento y de formación para desarrollar la capacidad y proveer de conocimientos específicos al personal según las tareas o grupos homogéneos de tareas, además de formular planes de adiestramiento concretos y económicos, y de adoptar métodos didácticos y de formación más eficaces.

PROMOCIÓN Y TRANSFERENCIA: Conociendo los requisitos objetivos de las tareas, se facilita la promoción del personal que posee dotes superiores a las que requieren sus actuales cometidos y que resulta apto para otros de nivel superior.

EVALUACIÓN DE LA ACTUACIÓN: Dado que la descripción del puesto nos indica las tareas, actividades, deberes y obligaciones de las que la persona que ocupa el puesto es responsable, dicha descripción nos servirá para determinar hasta qué punto la persona está desarrollando un rendimiento acorde a lo exigido por el puesto.

VALORACIÓN DE PUESTOS: El Análisis de puestos de trabajo constituye la herramienta básica a partir de la cual se determina el sistema de valoración de puestos a utilizar Esto se hace de cara al establecimiento de sistemas retributivos más justos y equitativos.

SEGURIDAD E HIGIENE: Conociendo la penosidad y peligrosidad de determinadas tareas y condiciones de trabajo detectadas y definidas en la correspondiente descripción, podemos actuar con el fin de minimizar la insalubridad y peligrosidad.

PLANES DE CARRERA: para el diseño de los oportunos planes de carrera con el establecimiento de las posibles rutas promocionales que los individuos de una organización pueden seguir, se hace necesario disponer de una mapa de puestos de trabajo claramente descritos y definidos que nos indiquen las tareas y responsabilidades del puesto que ocupa una determinada persona y de aquellos puestos que podría llegar a desempeñar en un futuro.

COMUNICACIÓN: mejora de la comunicación entre el personal de la organización.