En este post os dejamos una serie de herramientas online que os ayudaran a optimizar vuestro trabajo en equipo.

Para que una organización se considere digitalizada debe tener un sistema de trabajo basado en la colaboración entre sus miembros. De poco sirve que una empresa tenga un blog, un perfil en Twitter o en Facebook, si, de manera interna, tienen unos procedimientos anclados en el pasado y no son capaces de colaborar entre las distintas áreas o departamentos.

¿Y qué es trabajar de manera colaborativa?

Desde mi punto de vista, la consecución de unos objetivos comunes, maximizando resultados, minimizando la pérdida de tiempo y, sobre todo, aportando conocimiento al resto de los integrantes de un equipo de trabajo.

El trabajo en equipo requiere de ciertas herramientas que nos ayuden a gestionar proyectos y tareas comunes para que todo el mundo tenga la información necesaria y se puedan compartir todos los recursos. Estas herramientas se pueden dividir en aquellas que nos ayudan en la pura de gestión de tareas y otras que permiten gestionar proyectos online.

Lo que está claro es que cuando trabajamos de forma colaborativa necesitamos herramientas que nos faciliten esta tarea y para ayudarte a ello, te ofrecemos una lista con 16 herramientas online para optimizar el trabajo en equipo:

La elección de una herramienta u otra dependerá de muchos factores: la cultura de la organización, los procesos de negocio, los tipos de proyectos y tareas que se llevan a cabo, etc.

Trabajo en línea y gestión de comunidades:

• Es habitual, por ejemplo, en el arranque de un proyecto o cuando estamos definiendo un plan estratégico, realizar lluvias de ideas o, por otro lado, diseñar el funcionamiento de servicios o procesos mediante esquemas o mapas mentales. Con Mindomo podemos realizar mapas mentales con los miembros de nuestro equipo o en solitario, tanto en línea como desde nuestro escritorio (mediante una aplicación realizada para Adobe Air). El servicio tiene una opción gratuita, algo limitada, y versiones empresariales de pago, con unas prestaciones bastante interesantes.
• Com8s es una herramienta colaborativa orientada hacia la formación y la educación, y con la que podremos crear una comunidad virtual de alumnos y docentes (como en Elgg o Moodle) en la que compartir documentos, utilizar videoconferencia entre la red de usuarios, discutir en foros, etc. La versión gratuita ofrece 1 GB de almacenamiento de documentos y 5GB de tráfico mensual, lo cual puede ser suficiente, por ejemplo, para el alumnado de un curso.
• Gobby es un editor de textos colaborativo y multiplataforma con el que podemos escribir textos de manera compartida con varios colaboradores (al estilo Google Docs). Está muy bien, por ejemplo, para escribir código en proyectos colaborativos de software.

Gestión de tareas y proyectos

• Mantis es una estupenda herramienta para realizar el seguimiento de incidencias. Está muy orientado al seguimiento de bugs en el desarrollo de aplicaciones, ya que el equipo que realiza las pruebas funcionales (o el cliente final), cuando encuentra una incidencia, procede a la apertura de un ticket con el problema que ha encontrado (que pasaría al equipo de desarrollo). Con esta herramienta podemos ahorrarnos gran cantidad de correos notificando incidencias, que al final, acaban emborronando todo el proceso de depuración y, además, tendremos toda la información recogida en un único lugar. Los requisitos de la aplicación son muy simples, Apache + PHP + MySQL, por lo que la instalación es de lo más rápido.

• Una gran herramienta para gestionar proyectos y trabajar de manera colaborativa es Basecamp, una completa herramienta que incluye gestión documental, gestión de tareas, foros de debate o notificaciones y avisos por correo. He tenido la ocasión de trabajar con ella y, la verdad, es que funciona muy bien, si bien tiene una pequeña pega: es un servicio de pago. Si tienes presupuesto para contratarla, es una gran opción, si, por el contrario, el dinero es un problema, también hay solución. ProjectPier es la alternativa en software libre a Basecamp. Prácticamente, es un clon de la original desarrollada para un entorno Apache + PHP + MySQL, por lo que no será nada complicada de desplegar.
• Dotproject es otra herramienta para la gestión de proyectos en línea. Esta aplicación responde al modelo clásico de gestión de proyectos, es decir, división de proyectos en subproyectos, asignación de recursos, gestión económica, cálculo del camino crítico o representación de un diagrama de Gantt de las tareas. La herramienta está bien, yo la estuve usando un tiempo (en un proyecto de consultoría) y permite realizar un buen seguimiento de la ejecución del proyecto. Además, al ser una aplicación web, todos los miembros del equipo pueden seguir el avance del proyecto y reportar sus propios avances.
• The Dead Line es otra herramienta orientada a la gestión de tareas o pequeños proyectos. Nos presenta las tareas como una lista (un “to do list”) en la que iremos asignando tareas a los miembros de nuestro equipo, simplemente, haciéndoles una mención como si de Twitter se tratase o añadiendo etiquetas de la misma forma que usaríamos un hashtag. Es muy sencilla de manejar y, tras usarla un tiempo, me parece muy recomendable, por ejemplo, para coordinar equipos que trabajen bajo demanda.
• Teambox es otra herramienta para gestionar proyectos con estilo parecido a Basecamp o ProjectPier. Con la versión gratuita podremos gestionar hasta 3 proyectos de manera simultánea, con 50 MB de espacio de almacenamiento para documentos y con la posibilidad de invitar a colaboradores a los proyectos para que puedan participar en él realizando tareas.

Telepresencia:

Como no todo es trabajar parapetado detrás de una herramienta web, de vez en cuando está bien verle la cara al resto de tus compañeros y hablar con ellos a viva voz, por ejemplo, para hacer una presentación o, simplemente, mantener una reunión de seguimiento. Con Skype y su videollamada para grupos podríamos hacerlo, al igual que con Mikogo y VeriShow.

• Con Mikologo podemos montar presentaciones en línea, reuniones o conferencias con hasta 25 participantes de manera gratuita, en las que podremos compartir nuestro escritorio, ceder la palabra (y el control de la reunión) a cualquiera de los participantes, transferir archivos o utilizar una pizarra virtual. Una manera interesante y, sobre todo, barata, de montar reuniones y ahorrarnos desplazamientos.
• VeriShow es otro servicio para realizar conferencias online y compartir pizarras o escritorios, si bien la versión gratuita (y sin soporte) anda algo más recortada que Mikologo, ya que sólo tendremos acceso a 5 horas mensuales de servicio (que puede ser suficiente para pequeñas empresas).

En la red podemos encontrar muchos servicios que nos permitan colaborar con nuestros compañeros de trabajo (independientemente de su ubicación), simplemente hay que encontrar el que mejor encaje dentro de nuestra empresa.

Estas son solo algunas de las herramientas con las que contamos actualmente para trabajar en la nube de manera colaborativa.

Google Drive. Esta herramienta gratuita te permite almacenar documentos en la nube permitiendo que varias personas trabajen en el mismo documento al mismo tiempo. Si tienes una cuenta en Gmail, ya tienes automáticamente disponible Drive. Es una herramienta muy intuitiva de fácil manejo y navegación. Todo lo que hagas en los documentos en línea se guarda de manera instantánea y existe la opcion de trabajar cuando no se tiene conexión. Las cuentas de Google incluyen 15 GB de espacio de almacenamiento gratuito para compartir entre Google Drive, Gmail y Google Fotos.

Dropbox. Herramienta de almacenamiento de archivos en la nube que te permite acceder a ellos desde cualquier dispositivo asociado a tu cuenta. Dropbox se utiliza para sincronizar archivos y compartirlos de manera privada solo con las personas que tú quieres. Esta herramienta es gratuita hasta los 2GB de espacio pudiendo llegar a los 16GB con diferentes acciones como hacer que otros se registen.

Evernote Business. Es la versión Premium para empresas de Evernote. Esta herramienta permite compartir documentos entre los miembros de un equipo y acceder a todos los archivos de forma rápida. Además permite generar conversaciones y recibir comentarios en tiempo real. Evernote Business tiene un precio de 12 euros al mes por usuario.

Azendoo. Plataforma profesional par organizar el trabajo en equipo. Permite compartir el trabajo desde cualquier lugar de forma cómoda y organizada. Puedes comunicarte con los demás miembros a través de su timeline y permite la ordenación de los correos electrónicos y su filtro según la prioridad que les demos. Dentro de Azendoo puedes integrar Google Drive, Evernote, Dropbox o Skype. Puedes registrarte de forma gratuita para probarla y después pagar una cuota de 6,67 euros al mes por usuario.

Slack. Herramienta de mensajería para equipos de trabajo. Slack te permite configurar casi todas las opciones (notificaciones, búsquedas, vistas…) en función a tus preferencias y te permite crear gupos, conversaciones privadas, compartir enlaces, documentos… Puedes usarla de manera gratuita para pequeños equipos o con un precio de 7 o 13 euros al mes. En el 2016 están creando la cuenta premium que incluirá más opciones.

Redbooth. Software de gestión de proyectos que permite hacer un seguimiento de los mismos. Esta plataforma de colaboración es muy simple de manejar y permite organizar tareas, compartir archivos y comunicarte con el resto del equipo. Redbooth se integra con otras tecnologías como Google Drive, Gmail, Dropbox o Microsoft Outlook, entre otras. Puedes probarla de forma gratuita durante 30 días y después tiene tarifas que van desde los 5 a los 15 euros al mes por usuario.