Este nuevo post es una introducción al campo de la auditoría sociolaboral, concretamente a lo que  se denomina auditoría de recursos humanos.

Vamos a ofrecer unos conocimientos básicos que os ayudarán a comprender en qué consiste este tipo de auditoría y cómo afronta una organización auditar sus sistemas de gestión de recursos humanos. Tam­bién veremos cómo la información de sus modelos de gestión podría contri­buir al beneficio de una compañía.

En nuestro país, hasta fechas muy recientes, la dirección de recursos humanos se consideraba una función directiva de segundo nivel, muy alejada de lo que re­presentaba la función financiera, comercial o de producción. Últimamente, las empresas han dado una mayor importancia a dicha función en parte debido a su contribución al plan estratégico de la empresa.

En la actualidad, es mucho más importante y tiene mucho más peso específico el análisis de los puestos de trabajo o una buena gestión formativa, garante de la estructura organizativa, que la antigua política de personal basada en la mera administración de salarios o en la aplicación de los convenios colectivos.

Este cambio tan importante permite a los departamentos de recursos huma­nos cambiar sus políticas y solicitar en sus áreas un nuevo tipo de mandos y directivos, que apliquen modernas técnicas de gestión que permitan no sólo el control, sino las implicaciones de lo que se está llevando a cabo. La aplica­ción de estas políticas debe permitir la integración de las necesidades de la em­presa y las demandas de los trabajadores. Todo esto tiene un claro objetivo: no la consecución de beneficios, sino obtenerlos al menor coste posible, es decir, ha­cer rentable dicha área (rentabilidad). Esta idea del control de gastos y los pro­cesos de observación y medida que sirven para las previsiones realizadas con los resultados obtenidos son métodos cada vez más utilizados en los departamentos de recursos humanos.

Todo lo expuesto permite tomar las decisiones adecuadas para alcanzar los ob­jetivos que se han planificado y controlar el mantenimiento de un sistema esta­ble que nos garantice el establecimiento de un sistema de actuación y comprobar su eficacia y eficiencia.

La política social de la empresa

Si bien lo normal sería empezar con una definición de qué es y qué significa una auditoría sociolaboral y de recursos humanos, hemos considerado conve­niente iniciar la exposición explicando qué es la política social de una empre­sa y qué características tiene, con objeto de entender mejor dicho concepto.

Los elementos que se deben tener en cuenta para aplicar la política social de una organización    son los siguiente,

• La planificación de sus recursos humanos

Hace referencia al número de personas que la empresa debe disponer para lle­var a cabo sus objetivos, así como a la formación, edad o experiencia necesaria.

• Los métodos de organización del trabajo

La empresa debe tener en cuenta qué tipo de política empleará en la organiza­ción de los puestos de trabajo y, por lo tanto, en las funciones que desarrollará en cada uno de ellos.

• El grado de participación de los empleados y los niveles de retribución

La empresa debe decidir hasta qué punto la toma de decisiones por parte de los empleados se puede o se debe tener en cuenta. Ésta viene dada por el estilo de dirección del empresario y el grado de implicación que debe o quiera aceptar el empleado. Para esto último, unas recompensas adecuadas a los trabajadores quizá sean el punto clave de la integración y motivación de los empleados en los objetivos de la empresa.

En el equilibrio de estos tres puntos mencionados se basa la auditoría hu­mana.

Definición y tipos de auditorías sociolaborales

El término auditoría, que en principio,  se dirigía única y exclusivamente al ámbito contable y financiero, se ha ido trasladando de forma paulatina hacia el ámbito de la gestión. Es decir, se ha pasado de valorar datos estrictamente contables a valorar datos de gestión, y se ha ido separando de forma progresiva de la simple verificación externa de cuentas para extenderse a todos los ámbitos de gestión: marketing, producción, logística, financiera y recursos humanos. Por lo tanto, ya no nos hallamos ante una mera verificación de datos, sino ante la oportunidad de ofrecer a la empresa una ayuda más eficaz y eficiente.

Según De la Poza (1992), podemos clasificar la auditoría sociolaboral en dos grupos:

• Auditoría legal.
• Auditoría humana.

La auditoría legal verifica los documentos administrativos-operativos.

La auditoría humana valora todos aquellos modelos de gestión relacionados directamente con el desarrollo de los recursos humanos (análisis, descripción y valoración de los puestos de trabajo, evaluación del rendimiento, formación, selección, etc.).

 Dada la importancia de tener claro el concepto de auditoría sociolaboral, vamos a ocuparnos de él con más detenimiento.

La auditoría legal

Llegado este punto, podríamos definir la auditoría legal como aquella cuya mi­sión consiste en la evaluación de todo lo relacionado con el área de administración de personal de una empresa (salarios, seguridad social, asistencia médica), y de todos los aspectos administrativos y contables relacionados con los traba­jadores, con el objeto de emitir una evaluación técnica sobre su forma de proce­der. Esta auditoría no sólo se realiza para verificar la exactitud y la fiabilidad de las informaciones, sino que debe permitir la ayuda para el análisis de los respon­sables del negocio en lo concerniente a la gestión de personal, que debe asen­tarse sobre un análisis certero y preciso de dichos procesos.

La auditoría humana o de recursos humanos

La inadecuada valoración del factor humano de una empresa con frecuencia ha sido fuente de conflictos y discrepancias entre la empresa y la parte deno­minada social. En principio, parece ciertamente obvio que el trabajador aspire a obtener lo máximo posible con el mínimo esfuerzo y que la empresa intente obtener la máxima eficiencia con el mínimo coste.

Sobre todo, es frecuente que cuando nos referimos a niveles retributivos se pro­duzcan diferentes puntos de vista entre lo obtenido en relación con lo dado a la empresa por medio del trabajo y de la dedicación . Si añadimos a esta situación la falta en numerosas ocasiones de una política retributiva equi­tativa y que la opinión e intervención de los mandos intermedios en este tema no están basadas sobre un sistema objetivo de medición y evaluación, es lógi­co que se planteen conflictos de muy distinto orden.

Por tanto, es indispensable la existencia de un método y, por lo tanto, de un sis­tema de valoración de puestos de trabajo que garantice una opinión objetiva del quehacer de los empleados como base para obtener una política retributiva jus­ta. Del mismo modo sucede en las otras herramientas de recursos humanos (eva­luación del desempeño, formación selección, etc.).

La evaluación de dichos sistemas es la que define el ámbito de aplicación de la auditoría de recursos humanos. La evaluación y posterior dictamen de los datos evaluados deben servir de base para que el departamento y, por ende la empresa, proporcionen políticas a los empleados que garanticen la eficacia y eficiencia de las mismas y que sirvan para contribuir a la mejora del nego­cio y de los objetivos estratégicos de dirección.

Actualmente , y debido a que los directores de recursos humanos y la alta dirección han comprendido la importancia no sólo de la parte legal administrativa,sino, sobre todo, lo relacionado con el desarrollo de los recursos humanos y , por lo tanto , de las personas , se habla de una auditoría de los recursos humanos que engloba las dos anteriores sin hacer diferenciaciones.

Por este motivo, de ahora en adelante nos vamos a referir como único concep­to a la auditoría de recursos humanos.

Objetivos de la auditoría de recursos humanos

La empresa actual necesita controles, datos y elementos de análisis con el ob­jeto de que la gestión directiva resulte eficaz y sirva para tomar decisiones rela­cionadas con los objetivos que hay que conseguir. De igual modo, la dirección de recursos humanos necesita tener datos de la gestión llevada a cabo, ya sea mediante ratios, gráficos o cualquier otro sistema.

Tal y como hemos visto con anterioridad, la auditoría es una recopilación y clasificación de datos que tienen relación con las distintas funciones de dicha dirección, con toda la amplitud y profundidad para realizar los análisis, estu­dios y previsiones que se consideren oportunos.

Por tanto, es necesario disponer de información sobre los parámetros siguientes:

• Conocimiento de la estructura humana de la empresa, es decir, de su plantilla.
• Evaluación de los planes de formación llevados a cabo por la empresa.
• Evaluación de los procesos de reclutamiento de candidatos y selección de los mismos.
• Control y registro de los procesos de traslado y promociones internas realizadas.
• Estadísticas de accidentes y bajas laborales.
• Administración de salarios y planes de incentivos para los trabajadores.
• Ratios de índices de rotación del personal y coste de los mismos.
• Control de presencia e índice de absentismo.
• Evaluación del rendimiento o desempeño y del potencial de las personas evaluadas.
• Análisis, descripción y evaluación de los puestos de trabajo.

Lo fundamental en la auditoría de recursos humanos no es la recopilación de una serie de datos o ratios de cada área, sino que en el ámbito humano existe una serie de datos que resulta difícil interpretar individualmente, pero que conve­nientemente agrupados y analizados pueden ofrecer datos muy significativos de su valor y señalar aquellos puntos en los que su actividad y estudio debe incidir con mayor atención.

Como comprenderéis, la estructura conjunta de los datos es mejor que los da­tos aislados. Así, veremos que una auditoría se basa en la correlación entre los datos existentes dentro de las diferentes áreas, datos que muestran aspectos sig­nificativos de la compleja realidad de la actuación de los recursos humanos de una empresa.

Estándares de evaluación y control en recursos humanos

El sistema de administración de recursos humanos precisa de estándares que permitan una evaluación continua y un control sistemático de su buen funcio­namiento. Estándar es, pues, un criterio o modelo que se debe establecer a priori para permitir la comparación con los resultados o con los objetivos que preten­demos alcanzar. Mediante la comparación con el estándar pueden evaluarse los resultados obtenidos y verificar posteriormente qué ajustes y correcciones de­ben realizarse en el sistema para mejorar la gestión de los recursos humanos.

Generalmente, los tipos de estándares que se suelen utilizar son los siguientes:

1. Estándares de cantidad: número de empleados (plantilla), porcentaje de ro­tación de empleados, número de dimisiones o rotación, índice de accidentes la­borales, índice de absentismo, etc.
2. Estándares de calidad: métodos de selección utilizados, resultados de los programas y del plan de formación, funcionamiento del sistema de evaluación del desempeño, etc.
3. Estándares de tiempo: rapidez en la integración del personal recién incor­porado a la empresa, tiempo medio de permanencia del empleado en la orga­nización, tiempo en la realización o contratación de personal nuevo, tiempo del proceso de las solicitudes de personal, etc.
4. Estándares de coste: coste directo o indirecto de la rotación del personal recién admitido, coste directo o indirecto de los accidentes laborales, coste de los beneficios sociales, coste del paquete retributivo, relación coste-beneficio del programa de formación, etc.

En general, los estándares permiten la evaluación y control mediante la com­paración con los elementos siguientes:

• Resultados: cuando la comparación entre el estándar y la variable se pro­duce después de que la operación se haya realizado. La medición se plantea en términos de objetivos completados (resultados u objetivos alcanzados) y presenta el inconveniente de mostrar los aciertos y los errores de una acción ya terminada.
• Comportamientos: cuando la comparación entre el estándar, o patrón, y la variable se produce de forma paralela a la operación, es decir, cuando la com­paración acompaña a la ejecución de la operaciones.

Indicadores en una auditoría de recursos humanos

La auditoría de recursos humanos utiliza distintas herramientas y técnicas para evaluar las políticas y directrices de cada organización. Con ello se dispone de un sistema de información que permite comprobar qué es lo que se realiza en materia de recursos humanos y así se puede ofrecer suficiente información a la dirección de la empresa para la toma de decisiones y para la mejora del capital humano.

Existen varios modelos para realizar la evaluación del sistema de recursos hu­manos, si bien el más conocido y utilizado es el que vamos a ver a continuación. Es el que llamamos indicadores clave.

Método de los indicadores claves

Si bien es cierto que los indicadores pueden variar de una empresa a otra, es po­sible establecer algunos indicadores comunes que pueden tomarse como base en la mayoría de las empresas. Dicho método consiste en la utilización de una serie de medidas de tipo cuantitativo que registren el estado general del sistema de información y permitan evaluarlo.

Las fases que contempla este sistema son las siguientes:

• Identificación de los indicadores denominados clave, así como de sus subin­
• Formas de medición de los mismos (ratios de gestión).
• Formación del personal que debe extraer la información necesaria.
• Presentación de resultados de forma sencilla y fácil de entender: gráficos, diagramas de barras, etc.

Los indicadores clave nos permitirán estar informados de la evolución de las ac­tividades de recursos humanos, su corrección o positiva evolución y conocer los costes por actividad, así como delimitar cuáles son rentables y cuáles no en las funciones de dicho departamento.

Las decisiones sobre realización de cursos de formación, reclutamiento y selec­ción de candidatos, análisis y valoración de puestos, etc., son muy importantes para la empresa y, por lo tanto, es muy arriesgado tomarlas sin disponer de una información precisa del coste y de las implicaciones que se han obtenido en la evaluación.

Los indicadores clave en la gestión de recursos humanos

Todos estos indicadores y subindicadores dan lugar a los denominados ratios de gestión, que consisten en una cifra de tipo cuantitativo que fotografía la situación de la empresa referente al área de recursos humanos y nos indican las áreas en las que deberíamos tomar decisiones. Posteriormente se debe realizar un diagnóstico de los datos para llegar a conclusiones. En este punto se suele utilizar la comparación y posterior análisis, antes de realizar y finalmente pro­poner un plan de acción que mejore la situación si es necesario.

 

En esta introducción a la auditoría sociolaboral y de recursos humanos hemos visto que por ahora las decisiones precisan datos con cierto fundamen­to cuantitativo, pero también necesitan análisis cualitativos que garanticen una correcta toma de decisiones.

Los cambios producidos de manera continua hacen cada vez más necesaria una adecuada política de coste que garantice la eficacia y la eficiencia de los procesos y de las personas y, por lo tanto, que garantice una rentabilidad cada vez mayor de las distintas áreas de las empresas. Por este motivo es imprescin­dible una auditoría de las acciones que se desarrollan en los departamentos de recursos humanos para garantizar los resultados en las inversiones de tiempo, de programas y de personas que se realizan de forma asidua.

La auditoría no sólo debe informar de los resultados, sino proponer posibles mejoras y cambios en los sistemas, si bien es conveniente ser cuidadosos en un primer momento y comparar dichos resultados con datos obtenidos con anterioridad (datos históricos), con la competencia o con otras empresas en general. Sólo así podremos conocer el verdadero alcance e importancia de lo que se está auditando.