Negociación , etapas y planificación.

Las buenas relaciones interpersonales son y serán complejas en las estructuras laborales, sin importar el nivel. Cuando una persona se encuentra ante una situación de negociación laboral enfrenta una circunstancia en la que tiene un objetivo que quiere alcanzar, cuyo grado de éxito va a depender de sus propias acciones, y del de la otra persona. La formación profesional, la personalidad, la educación y la condición social, son algunos de los factores determinantes de las conductas de los seres humanos. En el ámbito de la empresa, cuando llega el momento de la negociación, es cuando la influencia de todos estos factores se pone de manifiesto y un conflicto deberá manejarse, a pesar de todos ellos, sin llegar a interferir las funciones profesionales de las partes.

Si bien no existen reglas a seguir a la hora de negociar, se requiere el conocimiento de ciertas técnicas que ayudan a planificar, teniendo en cuenta una buena información sobre el tema a negociar y las tácticas a emplear para lograr un manejo efectivo de las diferencias.

Ya sea firmar acuerdos, discutir sobre un conflicto laboral o firmar un convenio colectivo, en la empresa, como en la vida, estamos en constantes procesos de negociación, prepararnos para afrontarlas de la mejor forma es fundamental y nos reportará resultados  satisfactorios.

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En el momento en el que nos enfrentamos a un proceso de negociación, debemos tener en cuenta algunos aspectos que nos ayudarán a salir airosos de esta situación, optimizando los resultados que obtengamos.

Con este post comenzamos el  desarrollo de   algunos de los aspectos que hemos de tener en cuenta en las diferentes   fases de la negociación ,los cuales trataremos en varias entradas.

Definimos la negociación como:

PROCESO DE RESOLUCION DE PROBLEMAS DIRIGIDO A SOLVENTAR CONFLICTOS EN LOS QUE LAS PARTES INTENTAN ENCONTRAR UN ACUERDO QUE VOLUNTARIAMENTE ACEPTAN.

En todo proceso de negociación intervienen los siguientes elementos:-

  • Entre las partes que negocian existe una RELACIÓN DE INTERDEPENDENCIA, es decir, uno necesita del otro para alcanzar los objetivos propuestos.
  • Se trata de una RELACIÓN MOTIVACIONALMENTE CONTRADICTORIA. Las organizaciones y las personas tienen intereses comunes e intereses contrapuestos que no siempre es fácil armonizar.
  • Toda negociación está MEDIATIZADA POR LAS RELACIONES DE PODER que se dan entre las partes. Un cierto equilibrio de poder parece necesario para que se produzca la negociación. Si una parte posee un poder mucho mayor, lo que suele acontecer es un acto de mera imposición.
  • El proceso de negociación depende en gran medida de la PERCEPCIÓN QUE TIENEN LOS INTERVINIENTES sobre el mismo. Hay que tener presente que el conflicto que ha llevado a la negociación será de un signo u otro en función de prejuicios, estereotipos, sesgos, etc. con que se percibe a la parte contraria.

ETAPAS DE LA NEGOCIACON. LA PLANIFICACION

La negociación es un proceso y no un simple momento de trato y acuerdo, y como tal se suceden distintas etapas. El conocerlas, diferenciarlas y como veremos más adelante planificarlas, constituye la base de su buena gestión.

Tres son las etapas a diferenciar:

ETAPA DE DEFINICION

Aún cuando aparentemente no tiene especial trascendencia, cuestiones tan elementales como los aspectos puramente físicos (lugar de la reunión, características, ubicación), así como, el conocimiento de los asuntos a tratar, el establecimiento de las comisiones intervinientes, el calendario de reuniones y otros aspectos similares, tienen vital importancia para el posterior desenlace.

En esta etapa, las partes ya empiezan a manifestar sus exigencias respecto a contenidos (cuestión vital en negociaciones como las políticas o laborales).

ETAPA DE PROCESO

Es el momento central de la negociación propiamente dicha. Ya se expresan de manera sistemática los distintos puntos de vista, ofertas y contraofertas, cesiones, presiones, etc.

Es fundamental en el desarrollo de esta fase la buena disposición de las partes intervinientes, así como, tener presente los “Principios de la Negociación” que abordaremos más adelante, destacándose la flexibilidad como característica más importante en esta etapa.

ETAPA DE CONCLUSION

Aún cuando suele ser más corta que las dos etapas anteriores, es en muchos casos la más vital y decisoria del proceso.

En ella se llega a un acuerdo, obteniéndose la correspondiente satisfacción por la resolución del conflicto y un antecedente positivo para futuros procesos, o se culmina con un fracaso, lo cual hace desaprovechar todo un tiempo de preparación y desarrollo, generando frustración y malestar en los intervinientes.

Con frecuencia la necesidad de concluir, o el propio agotamiento de las personas participantes hacen que se cree un clima excesivamente tenso, de forma tal que el factor TIEMPO resulta decisivo.

Igual que, una negociación más larga de lo necesario resulta tediosa y genera desconfianza; el cierre prematuro, puede ser algo muy peligroso.

El cierre debe ser creíble, aceptable y planteado, sólo si, se han explorado prácticamente todas las posibilidades.

PLANIFÍCACION

Aunque la planificación no se considera una etapa del proceso de negociación es un elemento posibilitante del buen desarrollo de todas las etapas que se desarrollan.

Es a tal punto importante la planificación y control de toda la negociación que, en no pocos procesos importantes de negociación se atribuye el éxito final de la misma, al buen planificador-estratega que ha intervenido con este papel sin tener ninguna actuación de intervención directa.

Para que la planificación aporte sus frutos se precisará

  • Que se realice una correcta evaluación de la situación conflictiva, fijando bien los niveles del conflicto, las variables que lo conforman y su importancia relativa, las posibilidades de escalamiento, y la correlación de fuerzas entre las partes.
  • Que se determinen con claridad los objetivos a que se aspira por medio de la negociación, estableciendo las prioridades correspondientes cuando se trata de temas distintos cualitativamente o los márgenes dentro de los cuales debe situarse el acuerdo, si los asuntos son definibles cuantitativamente. Es fundamental en este punto definir el MÍNIMO ACEPTABLE” (M.A.) y la “POSICIÓN MAS FAVORABLE (P.M.F.). Como veremos más adelante es vital establecer unos objetivos ambiciosos dentro de un ámbito razonable.
  • Que se formule la estrategia general que va a seguirse y las mediaciones tácticas más oportunas y coherentes con aquella. En muchas ocasiones, el propio discurrir de la negociación nos lleva a caminos variados y en la medida que imprevistos y no contemplados en la estrategia preparada, nos originaran mayor dificultad y descontrol, con lo que nos situaremos en posición de desventaja o pérdida de poder. Cuando la negociación requiere de varias sesiones la estrategia irá adaptándose y modificándose a medida que éstas van transcurriendo.
  • Con motivo de negociaciones a nivel intraorganizacional, conviene tener un análisis de la situación que se produce para lograr la necesaria homogeneidad. Esto requiere un grupo muy bien cohesionado y suficientemente informado.
  • Por último, conviene tener dispuestas, antes del inicio de la negociación, cuántas más y mejores alternativas o vías de desarrollo para el logro de nuestros objetivos ambiciosos. Por ello, conviene que en la fase de planificación se destine un tiempo y un esfuerzo a realizar un “Braingstorming”, recopilando – todas las ideas y creatividades que en el mismo surjan, pues en algunas ocasiones nos servirán para tener respuesta adecuada a una situación planteada y en otras para presentar una vía de escape a situaciones de estancamiento.